Journalsystem: sådan vælger du det rigtige til klinikken

Et moderne journalsystem er blevet lige så vigtigt i klinikken som blodtryksmåleren. Uden et velfungerende system til journalføring, dokumentation og kommunikation bliver hverdagen hurtigt uoverskuelig, og risikoen for fejl stiger. Omvendt kan et gennemtænkt, brugervenligt system frigive tid til patienter, skabe bedre overblik og styrke både patientsikkerhed og arbejdsglæde.

Men hvad kendetegner et godt journalsystem, og hvad bør du især være opmærksom på, når du vælger? Nedenfor gennemgår vi de vigtigste funktioner, krav og overvejelser, så du kan træffe et informeret valg, uanset om du arbejder i almen praksis, speciallægeklinik, hos fysioterapeut, psykolog eller på en privat klinik.

Hvad er et journalsystem og hvorfor er det så centralt?

Et journalsystem er den software, som sundhedspersonale bruger til at registrere, opbevare og arbejde med oplysninger om patienter. Systemet samler information om sygdomsforløb, diagnoser, behandling, medicin, henvisninger og kommunikation ét sted. I dag er journalsystemer elektroniske og koblet til andre dele af sundhedsvæsenet.

En kort definition kunne være:

Et journalsystem i sundhedssektoren er et digitalt system, der samler patientens oplysninger, understøtter kliniske arbejdsgange og gør det muligt at dokumentere, planlægge og dele information sikkert på tværs af behandlere.

Når vi taler om betydningen, handler det især om tre ting:

1. Patientsikkerhed
Når journaldata er opdaterede, strukturerede og tilgængelige, er det lettere at se det fulde billede af patientens situation. Systemet hjælper med overblik over medicin, tidligere diagnoser, prøvesvar og notater. Det reducerer risikoen for fejl, dobbeltdiagnoser og misforståelser.

2. Effektiv drift
Et godt system understøtter daglige rutiner: tidsbestilling, recepter, attester, henvisninger, afregning, beskeder og dokumentation. Jo bedre systemet passer til arbejdsgangene, jo mindre tid bruger du på klik og søgninger og jo mere tid kan du bruge på patientkontakt.

3. Sammenhæng i sundhedsvæsenet
Journalsystemer i Danmark er i stigende grad forbundet til både nationale løsninger og andre kliniske systemer. Det gør det lettere at dele relevante oplysninger, følge patientforløb og sikre, at alle involverede parter arbejder på baggrund af samme data.

Man kan se systemet som klinikkens nervesystem: Uden det bliver alt tungt og fragmenteret, men når det fungerer, bevæger informationen sig smidigt mellem de dele, der skal bruge den.

Vigtige funktioner og krav til et moderne journalsystem

Når en klinik skal vælge eller skifte journalsystem, er det sjældent funktionerne alene, der afgør valget. Det handler lige så meget om brugervenlighed, sikkerhed, support og fremtidssikring. Nogle af de mest centrale områder er:

1. Brugervenlighed og arbejdsgange
Et system skal føles naturligt at arbejde i. Brugerfladen skal være enkel, logisk og hurtig at navigere i, også når arbejdsdagen er travl. Få klik, tydelige menuer og smarte genveje gør en stor forskel.

En god tommelfingerregel er: Jo bedre systemet er tilpasset faggruppen, jo mindre tid bruger du på at slås med det. Læger, fysioterapeuter, psykologer og andre faggrupper har ikke helt samme behov, så specialiserede løsninger kan give et markant bedre flow i hverdagen.

2. Integrationer og sammenhæng
Et isoleret journalsystem er sjældent nok. Mange klinikker har brug for, at systemet kobler til:

– laboratorie- og prøvesvar
– recepthåndtering og e-recepter
– NemID/MitID og andre nationale services
– henvisninger og svar fra hospitaler og speciallæger
– økonomi- og afregningssystemer
– patientrettede selvbetjeningsløsninger, fx online booking eller beskedfunktion

Jo mere sømløst disse integrationer fungerer, jo færre manuelle arbejdsgange er der, og jo mindre risiko er der for fejl i overførsel af data.

3. Sikkerhed, datasikring og lovgivning
Sundhedsdata er blandt de mest følsomme oplysninger, vi har. Derfor er kravene høje. Et professionelt journalsystem skal blandt andet understøtte:

– krypteret dataoverførsel
– adgangsstyring og logning af brugeraktiviteter
– sikker backup og gendannelsesmuligheder
– overholdelse af GDPR og relevante sundhedsretlige regler
– klare procedurer for håndtering af databrud

Mange klinikker lægger også vægt på, at leverandøren er ISO-certificeret eller på anden måde dokumenterer et højt sikkerheds- og kvalitetsniveau.

4. Cloud, lokal installation og fleksibilitet
Flere systemer tilbydes i dag som cloud-løsninger, hvor data lagres sikkert hos leverandøren, og hvor du tilgår systemet via internettet. Det kan give fordele som lettere opdatering, bedre skalerbarhed og mindre teknisk vedligehold i klinikken.

Andre foretrækker lokale installationer af forskellige grunde. Uanset løsning bør du se på driftsstabilitet, svartider, support og muligheder for at tilpasse systemet til netop din klinik.

5. Support, uddannelse og udvikling
Selv det bedste system kræver hjælp i ny og næ. En erfaren leverandør tilbyder typisk:

– onboarding og træning ved opstart
– brugermanualer og e-læringsmateriale
– hurtig og kompetent support ved problemer
– løbende opdateringer, der følger med nye krav og muligheder i sundhedsvæsenet

Du køber ikke kun et produkt, men et samarbejde. Et leverandørteam, der kender sundhedssektoren og følger udviklingen, kan være afgørende, når nye nationale løsninger eller rapporteringskrav kommer til.

Sådan vurderer du, hvilket journalsystem der passer til din klinik

To klinikker er sjældent ens, selvom de tilhører samme faggruppe. Derfor giver det mening at tage udgangspunkt i klinikkens hverdag, når du vurderer systemer. Her er nogle spørgsmål, der kan hjælpe:

1. Hvem skal bruge systemet og til hvad?
Overvej antallet af brugere, faggrupper og funktioner. Har I mange korte konsultationer, længere samtaleforløb eller en blanding? Er der behov for avanceret statistik, rapporter eller særlige moduler? Jo klarere I er på behovene, jo lettere er det at sammenligne løsninger.

2. Hvilke arbejdsgange er vigtigst at forbedre?
Er det tidsbestilling, håndtering af recepter, kommunikation med patienter, dokumentation eller økonomi? Ved at prioritere de mest kritiske områder kan I bedre vurdere, hvor et nyt system vil have størst effekt.

3. Hvordan håndteres data ved skift af system?
Hvis I allerede har et elektronisk system, er overførsel af data et centralt punkt. Spørg leverandørerne, hvordan de håndterer datamigrering, hvilke data der kan flyttes, og hvor lang tid processen typisk tager. Sikker og korrekt flytning af journaldata er afgørende for et trygt skifte.

4. Hvad koster det og hvad får I til gengæld?
Pris er mere end licens. Se på:

– etableringsomkostninger
– løbende abonnement eller vedligehold
– udgifter til hardware, hvis relevant
– tidsforbrug til oplæring og tilpasning

Sammenhold udgifterne med den tid, systemet forventes at spare jer, og den værdi, bedre arbejdsgange og højere sikkerhed skaber.

5. Hvilken erfaring har leverandøren i sundhedssektoren?
Leverandører med dyb erfaring i sundheds-it forstår typisk både de kliniske behov, de tekniske krav og den regulering, systemerne skal leve op til. Det kan give mere stabile løsninger og en mere målrettet udviklingsretning.

I Danmark er der flere stærke aktører på markedet, og en af de mest etablerede er CompuGroup Medical. Med mange års erfaring, specialiserede løsninger til forskellige faggrupper og fokus på elektroniske patientjournaler, kliniksystemer og patientrettede selvbetjeningsløsninger er cgm.com et oplagt sted at starte, hvis du vil undersøge mulighederne for et moderne journalsystem til din klinik.